Udane konferencje i szkolenia to nie tylko prezentacja odpowiednich treści, interesujące wystąpienia czy możliwość odbycia ciekawej dyskusji. Poza treściami merytorycznymi liczą się również wszystkie czynniki wpływające na dobre samopoczucie i wygodę użytkowników.
Komfortowe konferencje i szkolenia to przede wszystkim te, które łączą jakość przekazu z właściwymi warunkami, w jakich odbywa się wydarzenie. Ważne są nie tylko cechy obiektu szkoleniowego, ale również sprawna organizacja. Zobaczmy, o czym warto pamiętać przy organizacji szkoleń i konferencji, by mogły one odnieść pełny sukces.
Jedną z najważniejszych kwestii decydujących o komforcie uczestników różnego rodzaju spotkań jest lokalizacja obiektu szkoleniowego. Sale, które są położone w dobrze skomunikowanych miejscach, sprawiają, że wszyscy zainteresowani tracą niewiele czasu na dojazd, nie mają również problemów z dotarciem do wybranych miejsc po zakończeniu wydarzenia.
Sama lokalizacja budynku nie przesądza jednak jeszcze o tym, że dobrze spełni on swoją funkcję. Liczy się także dopasowanie wielkości sal do liczby uczestników oraz ich wyposażenie. Zbyt małe pomieszczenie będzie powodowało, że uczestnicy nie będą się czuli komfortowo. Wentylacja lub klimatyzacja może w takiej sytuacji nie funkcjonować prawidłowo, a brak miejsca na wygodne sporządzanie notatek czy ograniczony widok z każdego miejsca na ekran gdzie jest pokazywana prezentacja lub na zapisywane flipcharty może skutecznie ograniczyć efektywność pracy.
W przypadku, gdy specyfika prowadzonego spotkania wymaga odpowiedniego zaaranżowania przestrzeni, liczy się także możliwość innego ustawienia stołów czy krzeseł. Wiele szkoleń wymaga też odpowiedniej ilości miejsca, np. by uczestnicy byli w stanie pracować w grupach, nie przeszkadzając sobie wzajemnie.
Komfort uczestników szkolenia lub konferencji zależy również od tego, czy wszystkie potrzebne akcesoria i urządzenia są dostępne i działają właściwie. Projektor powinien umożliwiać wyświetlanie wystarczająco jasnego i wyraźnego obrazu, a nagłośnienie musi gwarantować dobrą słyszalność w każdym punkcie sali. Niezwykle istotna jest też sprawna klimatyzacja oraz wentylacja.
Liczy się również możliwość zapewnienia odpowiedniego cateringu, np. serwisu kawowego. W razie dłuższych spotkań potrzebny może być też posiłek i miejsce do spędzenia czasu podczas przerwy.
