Prowadzenie szkoleń i konferencji wymaga odpowiednich warunków lokalowych oraz zapewnienia niezbędnej infrastruktury. W zależności od specyfiki konkretnego wydarzenia sala powinna być również właściwie przygotowana i wyposażona.
Szkolenia i konferencje mają bardzo różny charakter i w wielu przypadkach wymagają rozmaitych niestandardowych rozwiązań. Właściwe przygotowanie sali szkoleniowej lub konferencyjnej jest często kluczem do sukcesu całego przedsięwzięcia. Sprawdźmy, na co szczególnie warto zwrócić uwagę.
Najważniejszym elementem organizacji szkolenia lub konferencji jest właściwy wybór obiektu. Bardzo istotne jest wybranie pomieszczenia o wielkości dopasowanej do potrzeb danego wydarzenia. Niedopasowana sala może sprawić, że uczestnicy nie będą mieli wystarczającego komfortu i ciężko będzie się im skupić na prezentowanych treściach. Zbyt małe pomieszczenie to nie tylko brak miejsca, ale także problemy ze sprawną wentylacją czy klimatyzacją. Z kolei zbyt duża sala to z jednej strony niepotrzebny wydatek, z drugiej, np. kłopoty z komunikacją z uczestnikami, a często także wywarcie na nich niekorzystnego wrażenia.
Właściwa wielkość sali, to jednak jedynie wstęp do odpowiedniego jej przygotowania. W zależności od charakteru spotkania należy zadbać o odpowiednie rozstawienie stołów i krzeseł. Niektóre rodzaje wydarzeń wymagają innej aranżacji przestrzeni niż standardowe, „szkolne” ustawienie stołów i krzeseł. Takie kwestie powinny być jednak załatwione jeszcze przed przybyciem uczestników. Podobnie rzecz się ma z niezbędnym sprzętem czy nagłośnieniem. Jeśli podczas prowadzonego szkolenia potrzebne będą dodatkowe pomoce w postaci tablicy z flipchartami lub ekranu do wyświetlania prezentacji multimedialnej należy zawczasu je rozstawić i przygotować.
Dobrym pomysłem jest również wcześniejsze przetestowanie działania nagłośnienia i odpowiedniego dopasowania ustawień. W przypadku korzystania z projektora trzeba wcześniej sprawdzić, czy obraz będzie dobrze widoczny z każdego punktu sali.
Jeśli prowadzone szkolenie ma trwać nieco dłużej, warto zadbać o serwis kawowy, przygotowanie niezbędnych naczyń i odpowiednie ich rozstawienie.
