Osoby, odpowiedzialne za zorganizowanie konferencji, często tak skupiają się na wyborze prestiżowej lokalizacji dla wydarzenia, że zapominają o sprawdzeniu wyposażenia sali.
Warto upewnić się, czy znajduje się w niej rzutnik i flipcharty, a także czy jest możliwość zorganizowania kącika kawowego dla gości. Do najważniejszych rzeczy, które mogą zadecydować o sukcesie lub porażce konferencji, należy też system nagłośnieniowy. Dlaczego warto poświęcić mu więcej uwagi?
Oczywiście ze względu na odbiór konferencji przez słuchaczy. Jeśli nie będą oni słyszeli prelegenta, czy wykładowcy, nic nie wyniosą z wydarzenia, a do tego szybko uznają je za nieciekawe. Co gorsza, mogą zrozumieć coś źle – co przyniesie opłakane skutki dla organizatora. Przy złym nagłośnieniu ciężko też prowadzi się wydarzenie osobie, która akurat prezentuje. Zazwyczaj próbuje ona mówić podniesionym głosem, co szybko kończy się chrypką i pogorszeniem sytuacji. Dodatkowo, widząc znużenie słuchaczy i brak interakcji z ich strony, prelegent sam traci humor i entuzjazm.
Słabe nagłośnienie lub długotrwałe próby jego uruchomienia to spory cios w PR organizatora konferencji. Każda firma chce uchodzić za rzetelną i nowoczesną. Gdy słuchacze widzą, że wydarzenie nie zostało przygotowane z należytym szacunkiem, prawdopodobnie przekażą swoją opinię dalej, co niewątpliwie wpłynie na opinię organizatora. Jeśli na sali dodatkowo znajdą się przedstawiciele mediów, lub co gorsza – jeśli konferencja nadawana jest na żywo, niedziałające nagłośnienie staje się ogromnym problemem.
Czasami na konferencjach odtwarzane są różnego rodzaju materiały audiowizualne, autorstwa partnerów biznesowych. Jeśli sala konferencyjna ma słabe nagłośnienie, przez co jakość prezentacji tych materiałów będzie niska, ugodzi to także w ich wizerunek. W najlepszym wypadku przestaną nas oni traktować jako poważnego partnera do interesów, w najgorszym – zerwą współpracę i zażądają odszkodowania za przedstawienie ich w złym świetle. Dlatego przed podpisaniem umowy z przedstawicielem danej sali konferencyjnej warto zapytać o możliwości nagłośnienia i upewnić się, że nasz sprzęt będzie z nim kompatybilny. Przed konferencją warto wszystko dokładnie przetestować.
