Małe firmy nie zawsze dysponują dużymi salami konferencyjnymi. Gdy chcą one zorganizować szkolenie lub konferencje, nie mają innego wyjścia, jak wynająć taką salę.
Wbrew pozorom jednak również i spore firmy korzystają z najmu, mimo posiada swoich pomieszczeń i to często bardzo reprezentacyjnych i nowocześnie wyposażonych. Jak to możliwe, że im się to opłaca?
Jeśli szkolenie lub konferencja są organizowane dla gości z całej Polski, lub świata, a nie tylko dla pracowników firmy, w dobrym guście jest organizacja wydarzenia w miejscu, do którego wszyscy mają stosunkowo szybki dojazd. Najczęściej takimi miejscami są centra wielkich miast – to właśnie w nich znajdują się główne dworce, hotele i łatwo dostać się do nich z lotnisk. Szkolenie w centrum miasta jest atrakcyjne dla uczestników nie tylko z powodów zawodowych. Po zakończeniu części oficjalnej mogą oni wybrać się na zwiedzanie okolicznych atrakcji, korzystając z komunikacji miejskiej, która ze środka miasta zabierze ich praktycznie wszędzie. Sale konferencyjne w centrum Warszawy to często sale zlokalizowane na wysokich piętrach drapaczy chmur – panorama miasta oglądana z ich okien robi naprawdę spore wrażenie, dzięki czemu uczestnicy wpadają w wyśmienity nastrój, jeszcze zanim rozpocznie się wydarzenie.
Wynajem sali konferencyjnej jest opłacalny też zawsze wtedy, gdy firmowa sala nie jest dostosowana do potrzeb danego szkolenia, np. jest za mała, trwa w niej remont, lub właśnie popsuło się w niej nagłośnienie. Często właściciele firm muszą wynająć salę na szkolenie lub konferencję wtedy, gdy sala w ich firmie jest zajęta – odbywa się w niej szkolenie wewnętrzne, lub musi być dostępna na bieżące spotkania z klientami dla pracowników. Wynajem jest również opłacalny, gdy szkolenie trwa cały dzień, a gości należy zaprosić na obiad. Obok sal na wynajem często znajdują się sale obiadowe wraz z pełną obsługą, dzięki czemu organizator nie musi martwić się o transport gości i ich odbiór z pobliskiej restauracji. Firmy, oferujące wynajem sal, zapewniają ich pełną obsługę techniczną o każdej porze. Podczas szkolenia prelegent nie będzie musiał martwić się więc, że jego nowy laptop nie będzie chciał połączyć się projektorem, a pracownik działu IT będzie akurat na urlopie. Firma wynajmująca salę może być pewna, że szkolenie przebiegnie komfortowo dla wszystkich i absolutnie bezproblemowo.
